מה הקטע עם שינויים?
לפני מספר שבועות שאלה אותי תלמידה שאלה מאוד מעניינת. היה זה בעקבות שיחה על תסכול עקב נהלי איכות לא תקינים בעבודה של חברתה, תלמידה אחרת. היא שאלה: "מה כל העניין הזה עם שינויים שאת מדברת עליהם כל הזמן? האם באמת בהבטחת איכות מוכרחים לשנות כל הזמן? אי אפשר להשאיר מה שעובד כמות שזה?"
ובכן, התשובה הקצרה, הלא-מלאה, שעונה על רוב השאלה הזאת היא: נכון, חייבים כל הזמן לשנות.
התשובה הארוכה והמלאה יותר היא המאמר הזה, שהחלטתי לכתוב בעקבות השיחה.
סטאטוס קוו
ראשית, עלי לציין שבמקרה מסוים זה אי אפשר אפילו להשתמש בביטוי הזה "מה שעובד", כי עובדה היא שהדבר אינו עובד. יש כאן הבנה מוחלטת שהדברים אינם מתנהלים כראוי, ותחושת חוסר אונים ותסכול על כך ש"אין מה לעשות". אם כן – ברור שזה לא עובד. והרי אין כל שאלה האם צריך או לא צריך לשנות מה שאינו עובד.
שנית, סטאטוס קוו (שמירה על הדברים כפי שהם) הוא אחד האויבים הטבעיים של הבטחת איכות.
הרשו לי להבהיר.
כולנו יודעים כי המוטו של הבטחת איכות הוא "שיפור מתמיד". זו מטרתנו, זה תפקידנו, זה עצם קיומנו. אבל מעטים חושבים על משמעות הביטוי הזה: "שיפור מתמיד". כוונתי היא למשמעות שלו ביחס לשינויים.
אומרים כי איינשטיין הגדיר טירוף כך:
“לעשות את אותו הדבר שוב ושוב ולצפות לתוצאה שונה”.
איש העסקים, פילנטרופ ומחבר קלמנט סטון (Clement Stone) אמר:
"אם תמיד תעשו מה שתמיד עשיתם, תמיד תהיו היכן שאתם עכשיו".
אם כן, אם נרצה להשיג שיפור, כלומר תוצאה טובה יותר, ברור כי לא נוכל לקבלו על ידי סטאטוס קוו, או, במילים אחרות, תוך דריכה במקום. לא נוכל להמשיך לעשות את אותו הדבר, אם נרצה תוצאה שונה.
זאת אומרת, שהדרך היחידה לקבל שיפור הוא על ידי שינוי של משהו בתהליך שאת תוצאותיו נבקש לשפר. יהיה תהליך זה ככל שיהיה, בכל תחום של הארגון או החיים בכלל.
המסקנה המתבקשת היא ברורה: אם אי אפשר להשיג שיפור ללא שינוי; ואם מטרת קיומנו הוא שיפור מתמיד; הרי שעלינו לבצע שינוי מתמיד.
למה לשנות את מה שעובד?
יהיה כעת מי שירצה לומר, כי אין כל היגיון לשנות כל הזמן את מה שעובד.
אני מסכימה בהחלט. בדרך כלל.
עם זאת, בכל שנות עבודתי המקצועית, בין אם בתור מהנדסת/מנהלת הבטחת איכות או יועצת, לא פגשתי ארגון אחד שבו הכל “עובד”. שכל התהליכים שלו עובדים כפי שהתכוונו מלכתחילה ומשיגים את התוצאות הטובות ביותר שהם יכולים להשיג. לא ראיתי ארגון אחד שאין לו תהליכים הדורשים שיפור.
ודאי קיימים בארגונכם תהליכים שעובדים היטב, אינם יקרים מדי ותוצאותיהם משביעים את רצונכם. אז האם יש צורך לבצע בהם שינוי מתמיד? כמובן שלא. התמקדו בתהליכים שעובדים פחות טוב, שדורשים משאבים מרובים או שתוצאותיהם אינן משביעות רצון. בצעו שיפורים קטנים בדרך בכל מקום בו תמצאו חריגות או פוטנציאל לחריגות. תהיה לכם עבודה רבה.
אולם, עלי למשוך את תשומת לבכם למשהו שאינו מובן מאליו לרוב העוסקים במקצוע. גם בתהליכים שעובדים מצוין, מתישהו צריך לבצע שיפורים, כלומר שינויים.
למה אני מתעקשת שצריך לשנות אותם? כי:
- כל דבר ניתן לעשות טוב יותר ויעיל יותר;
- הלקוחות רוצים הוזלות ותחרותיות מול מוצרים/תהליכים אחרים;
- יתכן כי מה שעובד מצוין היום יהיה מיושן מחר;
- המתחרים מתקדמים; הטכנולוגיות מתקדמות; דריכה במקום לא תשמור על מקומכם בקידמה. על מנת להיות איכותיים צריך כל הזמן להיות טובים יותר משהייתם אתמול, אחרת המתחרים שלכם ישיגו אתכם.
אני בטוחה שניתן למצוא סיבות נוספות לטובת שינויים של "מה שעובד".
היבט אחר שניתן להביא כאן לטובת שינויים במקום בו נראה שהתהליך "עובד" הוא מנהיגות. אמר ווארן בנטס (Warren Bennts):
"המנהל מקבל את הסטאטוס קוו; המנהיג קורא עליו תגר".
ניהול סיכונים
מנהיגים טובים יודעים את האמת לגבי הסטאטוס קוו. אמנם הוא משרה תחושה של בטחון ויציבות, אבל בטחון ויציבות הם אשליה. אין בעולם מושג כזה, בטחון. זוהי המצאה אנושית. מה שקיים בעולם הוא סיכון. החיים אינם ניסיון להגיע לבטחון אלא ניהול סיכונים.
צידו השני של הסיכון הוא הזדמנות. מנהל או איש הבטחת איכות (מנהיג) ששואף לבטחון ויציבות, חי באשליה ועובד כנגד חוקי הטבע. יתרה מכך, הוא גם מבזבז את ההזדמנויות, מוותר עליהן.
טיבן של הזדמנויות לבוא וללכת, הן נוטות שלא להשאר במקום. ויתור על הזדמנות פירושו בדרך כלל שהיא היתה ואיננה עוד.
מנהיג טוב מחפש סיכונים ודרכים למצב אופטימלי של סיכון מול ההזדמנות, הוא רוצה לתפוס את ההזדמנויות כשהן כאן, ולשם כך תמיד יש צורך בשינויים.
שינויים הם חוק הטבע
ולבסוף, הטבע אף פעם אינו עומד במקום. הוא תמיד משתנה מרגע לרגע וממקום למקום. הקיפאון היחיד הוא המוות, וגם הוא רק נראה כך. מותו של דבר אחד נותן חיים לדבר אחר, זהו גלגול נוסף. פירושה של דריכה במקום היא, שוב, ניסיון לחיות בניגוד לחוקי הטבע.
מה שלא תעשו, אנו חלק אינטגראלי של הטבע (לא חשוב עד כמה אנו מנסים לשכנע את עצמנו שלא). ולכן אין לנו היכולת לחיות מחוץ לחוקיו. על כן, שוב, קפיאה על שמרינו תהיה אשליה בלבד. היא תמיד תתנפץ, ולא לטובה.
ליווי שינויים
לסיכום, באיזו דרך שלא נתבונן בשאלה אם אכן שינויים זהו דבר שנדרש תמיד בהבטחת איכות – התשובה היא כן.
איננו רק מבשרי השינוי או שגרירי השינוי. אנו מביאי השינוי, מאפשרי השינוי ומלווי השינוי. אחד הדברים שכולכם, וודאי, יודעים על בני אדם הוא שלרוב הם מתנגדים לשינויים. לכן תפקידנו להביא וללוות את השינויים באופן כזה שיאפשר לאנשים לאמץ אותו מרצונם ומיוזמתם. לאמצם, תוך שיתוף פעולה מלא ועם מינימום התנגדויות. רק כך נקבל שינויים אמיתיים ולא התנגדות פאסיבית וסמויה. זהו החלק הקשה ביותר, המדהים ביותר והמתגמל ביותר בעבודתנו.
עם זאת, כמובן, על מנת לקבל ולאמץ באהבה את תפקידכם כמלווי שינויים עבור העובדים בארגונכם, תחילה יש ללמוד לקבל ולאמץ בעצמכם באהבה את הצורך בשינוי מתמיד. לאפשר את השינוי בכם.
פוסט זה זמין גם ב:
English
אולי ייעניין אתכם גם:
Powered by Contextual Related Posts
עקרונית יש ממש בקביעה שצריך לשפר כל הזמן אך יחד עם זאת, שיוניים בתדירות גבוהה מידי לא מאפשרים לשום תהליך להתייצב ולכן כול בדיקה של השינוי האחרון בטרם התייצב תגרום לתוצאות לא נכונות ולמעשה לטורח רב על ציבור המשתמשים.
החוכמה שלא כתובה בשום מקום – כמה זמן בעצם צריך להמתין בין מעברים/שינויים .
בדרך כלל אנשי התפעול יבקשו לעכב שינוי ואילו אנשי האיכות יבקשו דווקא לזרז…
ולכאן נכנס האלמנט הכי חשוב לדעתי שאותו לא ניתן ללמד – ניסיון ! רק כשיש אנשי איכות עם ניסיון רב שנים סיכויי ההבנה המלאה – מתי נדרש שינוי ומתי צריך להמתין, טובים יותר ומתאימים יותר לאירגון.
דבר נוסף- בדרך כלל אחרי מבדק מתחילים בריצת אמוק לבצע שינויים על מנת לתקן ולשנות נהלים, שוב מבלי באמת לעצור ולחשוב האם הליקויים שעלו במבדק תלויי שינוי מיידי של הנוהל או אולי ניתן לתקן ולשנות גם מבלי להפוך עולמות. בקיצור – קצת יותר סבלנות ושיקול דעת ופחות ריצה עם ה"אטרף" לשנות עכשיו ומיד
תודה דודי, שמחה לשמוע ממך ואכן הערה מעולה.
כשאני מעודדת שינויים, איני, חלילה, אומרת לא לחשוב או לשקול האם צריך לשנות.
אין שום צורך לזעזע את המערכת לשם הזעזוע, לבצע שינויים לשם השינויים. מה שכן, נדרש שלא לחשוש לזעזע את המערכת, כשיש צורך בכך.
את השינוי חייבים לבצע, אבל במסגרת שיפור, לא בגלל שהבטחת איכות מאמינה שצריך לשנות. השינוי הוא תוצאה, אמנם תוצאה בלתי נמנעת, טבעית ומבורכת – אבל תוצאה ולא מטרה.
עם זאת, אציין, שאיני רואה הרבה תועלת להמתין "תקופת חסד" אחרי שינוי שבוצע, אם רואים משהו שניתן לשנות ולשפר ממש כעת. כשרואים משהו שיכול להביא תועלת ולשפר – צריך לעשות את זה בלי שום קשר לכמה זמן עבר מאז הפעם האחרונה. זה אינו השיקול.
ניסיון בהחלט עוזר לעיתים בשיקול הדעת. אך יכול גם להוות גורם מעכב, אם מדובר באדם השואף בטבעו ל"יציבות", אדם שבתוך תוכו אינו אוהב שינויים ומחפש ביטחון, סטאטוס קוו. לעיתים קרובות דווקא אדם חדש, טרי ולא מנוסה, זה שטרם שקע על מקומו ו"התייצב", הוא זה שיראה את המקומות הדורשים שיפור ויעז לזעזע את המערכת.
כלומר, הענין אינו הניסיון מול חוסר הניסיון, אלא יותר קלות מול כבדות של האדם עצמו. 🙂