לרתום את עוצמת הסמלים

Post Views: 1,053

המוח האנושי מופלא ועדיין מסתורי למדי בשלב זה של היסטוריה ושל התפתחות המדע. עוד רב הנסתר על הגלוי, אך אי אילו דברים הספיקו המדענים והחוקרים לגלות ולזהות.

אחד מהם הוא האופן שבו אנו מעבדים סמלים, לעומת מסרים טקסטיים. למרבה ההפתעה (או לא), המחקר בעניין פעם אחר פעם הופך על תילו את מה שלימדו אותנו כל חיינו הורינו והחברה מסביב.

בפוסט זה אשתמש באינפוגרפיקה מבלוג החינוך של מר ג' אונליין, ולאורך כל הפוסט תוכלו להשוות את הטקס עם האינפוגרפיקה, ולהיווכח בעצמכם. (הקליקו על התמונות להגדלה וצבע).

מהו סוד ההצלחה של אינפוגרפיקה?

עולם האוריינות והחינוך, כפי שאנו מכירים אותו במהלך ה-100 עד 200 שנים האחרונות, נשלט בעיקר על ידי המילה הכתובה ומעט פחות מכך על ידי המילה המדוברת. רק בזמן האחרון צפייה מתחילה להופיע, אך היא עדיין לא תופסת מספיק מקום. יתכן שהסיבה לכך היא חוסר מודעות ליתרונות של סמלים על המילה הכתובה.

למשל, הידעתם:

שהזמן הדרוש לנו כדי לעבד סמל הוא 150 אלפיות השניה, ועוד 100 אלפיות השניה נדרשות כדי לצרף אליה את המשמעות?
שאנו יכולים לקלוט תמונה או מצב חזותי בפחות מעשירית השניה?
ש-50%, כלומר מחצית מהמוח שלנו, עוסק בעיבוד מידע ויזואלי?
ש-70% מכל קולטני התחושה שלנו הם בעיניים?
שאנשים זוכרים 80% ממה שהם רואים ועושים, 20% ממה שהם קוראים ו-10% ממה שהם שומעים?

ולמה כל זאת? כי מוחנו מחווט באופן ויזואלי, והמסקנה הפשוטה מכך: קל לו יותר לקבל, לעבד ולזכור מסרים המועברים בעזרת סמלים ותמונות מאשר מילים. על כן יש לנצל זאת בכל מקום בו אנו נדרשים להעביר מסרים דרך קבע או באופן חד פעמי. בכל מקום שאנו יכולים.

התבוננו בילדים קטנים המשחקים במרץ והנאה רבה במחשב. הם אינם יודעים את השפה, וגם אילו ידעו, לא היה עוזר להם הדבר, כי עדיין לא למדו לקרוא. עם זאת, אי הידיעה אינה עוצר אותם מלהבין את מה שהם צריכים: הסמלים הגרפיים והצבעים מעבירים להם את המסרים, ברורים להם באופן אינטואיטיבי!

מה נוכל ללמוד מהמחקר

המחקר עומד מאחורי התופעה המתרחבת של אינפוגרפיקה. הוא משמש בעלי אתרים מצליחים באינטרנט.

לדוגמא: גילו, כי בזמן האחרון אנו סובלים מהצפת מידע של ממש. אנו מקבלים פי 5 מידע מאשר קיבלנו ב-1986, למשל. אנו צורכים 34 ג'יגה בייט או 100,500 מילים בממוצע מדי יום אחרי שעות העבודה. יותר מדי מידע זורם אלינו מכל הכיוונים, והמח פשוט לא מסוגל להתמודד עם כל כך הרבה מידע בו זמנית, על כן הוא מסנן. ומה הוא מסנן? את מה שפחות יעיל! ולכן, בממוצע, מבקרים באתרים קוראים רק 28% מהמילים בכל ביקור.

ולמה אני מספרת לכם את זה?

כי מקצוע הבטחת איכות אלוף בייצור ועיבוד… מסמכים. נהלים, הנחיות, הוראות עבודה, אישורים, מפרטים, תקנים, הדרכות, דו"חות, ניתוחים, מצגות…

את כל האינפורמציה הזאת איננו מייצרים להנאתנו הפרטית, כמובן. אנו מעוניינים להעביר את המידע לקהלי יעד שונים במצבים שונים: סקרי הנהלה, מבדקים, דו"חות תקופתיים, עבודה שוטפת לחקר חריגות ועוד כהנה וכהנה. אתם יודעים, העבודה השוטפת לנו. על כן חשוב מאוד שנדע להעביר את המסרים לאותם קהלי יעד כך שראשית, ייקרא על ידם, ואז גם ייקלט באופן הטוב ביותר.

מידע ויזואלי מזמין ומחבר יותר

זוכרים את אליס בארץ הפלאות? לפני תחילת ההתפרקאות מופלאות שלה, בילתה אליס בחוץ עם אחותה הגדולה, שישבה בשקט וקראה ספר. אליס השתעממה מאוד והציצה בספר של אחותה, אך לא היו בו תמונות ושיחות.

"איזה טעם יש בספר?" חשבה אליס, "בלי תמונות ובלי שיחות?"

נסו לקרוא ספר לילדים ללא תמונות. זו הסיבה שבספרים לילדים צעירים, התמונות הן העיקר, והמילים – תוספת. אימא שלי ,ז"ל, היתה במקצועה ציירת, מאיירת ספרים. אוכל לספר לכם ממקור ראשון כמה שעות של סקרנות ועניין ביליתי בהתבוננות בעבודתה. ראו את הצלחת הקומיקסים מזה עשרות שנים. כיום אפילו נתנו להם שם יותר יפה, רומנים גרפיים.

המידע עובר טוב יותר

לא רק שנכונות האנשים לקרוא מלכתחילה עולה בעת שימוש במידע גרפי, גם המסר המועבר באופן גרפי קליט יותר ונגיש יותר. זאת עקב כל הסיבות שנאמרו לעיל: מהירות הקליטה, עיבוד והפנמה של המידע. על כן גם השימוש במידע יהיה טוב יותר, וזה מה שאנחנו מנסים להשיג.

מצאו כי בני אדם עוקבים טוב יותר ב-323% אחר הוראות עם תמונות וטקסט מאשר הוראות עם טקסט בלבד!
אינפוגרפיקה עוזרת לפתור את הקושי של עודף המידע בכך שהיא פעילה יותר, ומחברת אותנו אל המסר באופן ויזואלי, כלומר המהיר והנגיש לנו ביותר. מחקרים הראו כי מוכנות האנשים לקרוא עולה ב-80% בנוכחות עזרים צבעוניים.

כיצד נוכל אנחנו להשתמש במידע חשוב זה?

כיצד נוכל להעביר יותר מידע בפחות מילים לקהלי היעד שלנו וליצור קליטה אופטימלית של המסר?

נוכל להשתמש בסמלים בדרכים שונות. לדוגמא, הדרך אותה אני מציעה לכם לעשות בה שימוש רחב ביותר שרק תוכלו היא תרשימים, ולא רק תרשימי הפארטו והגרפים המוכרים, אלא מגוון רחב של תרשימים, וביניהם כפנינה וגולת הכותרת – תרשימי זרימה ותרשימים ויזואליים של הנחיות.

היכן אפשר השתמש בתרשימים אלה? ראשית כל ומעל לכל – במקום ההוראות המילוליות של הנהלים והוראות ההרכבה. רדו מזה, העובדים אינם קוראים אותם.

בואו נחשוב דקה יחד על הנהלים והרצון שלנו להתעמק בהם.

נהלים מילוליים

כשהגעתי בפעם הראשונה למקום עבודתי הראשון כמהנדסת הבטחת איכות, המנהל שלי הניח על שולחני הסטרילי שני קלסרים עבי כרס ואמר לי: "אלה נהלי החברה. לפני שאת עוברת לעסוק במשהו בחברה, עלייך להכיר אותם."

אני זוכרת כיצד ישבתי ושברתי את הראש על הטקסטים הארוכים, עמודים על גבי עמודים הכתובים באנגלית יפיפיה (ואני אוהבת לקרוא!), ופשוט הלכתי לאיבוד! בטרם סיימתי שלוש פסקאות, שכחתי על מה מדבר המסמך. החזרות והלולאות בהגיון, החזרות על פעולות כשהן דומות, כל זה יצר אצלי בראש סלט בלתי אפשרי, ולא רק לא עזר לי להתמצא בנהלי החברה, אלא הוליד אצלי חשד כי איש לא קרא אותם.

מספר שאלות דיסקרטיות לאנשים בתפקידים מכובדים בארגון, או יותר נכון, תשובותיהם המהוססות משהו והזיגוג הקל בעיניהם, הוכיחו לי שאכן כך הוא המצב. האנשים נמנעו מלקרוא את הנהלים של עצמם! הקלסרים הללו לא היו אלא מראית עין, יציאה מידי חובה, ולא הכלי שנועדו להיות: כלי שנועד לפשט את העבודה ולפתור מצבים של ספק, שנועד ליצור הרמוניה בתהליכים הארגוניים.

ואם כך הגבתי אני ואנשים בתפקידים רמים יחסית, מה אפשר לצפות מעובדים רבים שהם עולים ממדינות שונות ואוכלוסיה לא יהודית, אשר שפת הנוהל אינה שפת האם שלהם, והם אינם מבינים טוב את ההנחיות הכתובות? עמודים רבים של טקסט זורם לא מדברים אליהם, הם מדכאים אותם! אין סיכוי שיקראו כל זאת, במיוחד כאשר יש להם שאלה ספציפית הנוגעת למצב מסוים, ועליהם לקרוא 6 עמודי טקסט על מנת לזהות את המצב המסוים ולמצוא תשובה!

כבר אז הבנתי בצורה ברורה ביתור שעלי לקחת על עצמי לשנות את המצב. עלי לבטל את כל המילים המיותרות ולהפוך את הנהלים לנהירים וויזואליים, שילד יוכל למצוא בו את התשובה לשאלה הנשאלת.

הפיכת נהלים מילוליים לתרשימי זרימה

לקח לי בין שנה וחצי לשנתיים לסיים את הפרוייקט הזה עבור כלל נהלי החברה, שהרי איש לא ביטל את עבודתי האחרת. אבל התוצאה היתה שהם קוצרו באופן משמעותי ביותר. התוכן של כל נוהל היה כעת תרשים זרימה של עמוד או שניים, בו ניתן היה לעקוב עם האצבע אחר החיצים על מנת למצוא בקלות ובמהירות תשובה לכל שאלה.

בנוסף, המרתי מספר הוראות עבודה להנחיות ויזואליות, תרשימי פעולות באמצעות סמלים גרפיים. אז עדיין לא קראו לזה אינפוגרפיקה, אבל זה בדיוק מה שזה היה. מספר סמלים מוכרים וברורים עם חיצים לסדר הפעולות, וזה הכל.

ואני יכולה לגלות לכם עוד דבר: קבלת המסמכים החדשים היתה בגדר התגלות, הארה לעובדים ולמנהלים שלהם. לראשונה הכל היה פשוט, לראשונה אלה שאינם טובים בקריאה מרובה קיבלו אפשרות לראות את התשובות בקלות. התוכלו להשליך זאת על העובדים שלכם? לראות מה זה עושה למוטיבציה שלהם?

ואני קוראת לכם, עמיתיי, לאמץ את הגישה הזאת ולעבור ממלל רב לשימוש נרחב בסמלים גרפיים, צבעים ותרשימי זרימה. ואל תגבילו את עצמכם למשמעות ה"חשמלית" של תרשימי הזרימה. השתמשו בהם כמיטב הבנתכם, שחקו איתם, תהיו גמישים, קלילים ויצירתיים. בחרו אותם מתוך אינטואיציה ולא מתוך ידע כללי! כי לפי האינטואיציה הם יובנו הרבה יותר טוב על ידי רבים, ואילו ידע כללי אינו נחלת הכלל, עד כמה שזה נשמע פרדוקסאלי.

הפכו פרוייקט זה לכיף, למשחק. תהנו ממנו. זו הזדמנות לפרוס את הכנפיים של היצירתיות במפעל!

כי כמו שאומרים, טוב מראה עיניים משתי ציפורים על העץ… או משהו כזה… 😉

תמונה אחרונה: הנחיות ויזואליות לקשירת שרוכים, נלקחה בפורמט PDF מאתר Sparkle Box.

[elementor-template id="16514"]

פוסט זה זמין גם ב: English

איכות עם חיוך - ללא מאבק

בחרו את המסלול המתאים לכם:

וצרו קשר לקביעת פגישה בלתי מחייבת אצלכם בארגון.