לרתום את עוצמת הסמלים

המוח האנושי מופלא ועדיין מסתורי למדי, בשלב זה של היסטוריה ושל התפתחות המידע. עוד רב הנסתר על הגלוי, אך אי אילו דברים הספיקו המדענים והחוקרים לגלות ולזהות.

אחד מהם הוא האופן שבו אנו מעבדים סמלים, לעומת מסרים טקסטיים. בפוסט זה אשתמש באינפוגרפיקה מבלוג החינוך של מר ג' אונליין (כאן). למשל, הידעתם:

  • שהזמן הדרוש לנו כדי לעבד סמל הוא 150 אלפיות השניה, ועוד 100 אלפיות השניה נדרשות כדי לצרף אליה את המשמעות?
  • שאנו יכולים לקלוט תמונה או מצב חזותי בפחות מעשירית השניה?
  • ש-50%, כלומר מחצית מהמוח שלנו, עוסק בעיבוד מידע ויזואלי?
  • ש-70% מכל קולטני התחושה שלנו הם בעיניים?
  • שאנשים זוכרים 80% ממה שהם רואים ועושים, 20% ממה שהם קוראים ו-10% ממה שהם שומעים?

או כך, להמחשה:

ולמה כל זאת? כי מוחנו מחווט להיות ויזואלי, והמסקנה הפשוטה מזה: קל לו יותר לקבל, לעבד ולזכור מסרים המועברים בעזרת סמלים ותמונות מאשר מילים. על כן יש לנצל זאת בכל מקום בו אנו נדרשים להעביר מסרים דרך קבע או באופן חד פעמי. בכל מקום שאנו יכולים.

התבוננו בילדים קטנים המשחקים במרץ והנאה רבה במחשב. הם אינם יודעים את השפה, וגם אילו ידעו, לא היה עוזר להם הדבר, כי עדיין לא למדו לקרוא, אך זה לא עוצר אותם מלהבין את מה שהם רוצים: הסמלים הגרפיים והצבעים מעבירים להם את המסרים, ברורים להם באופן אינטואיטיבי!

המחקר הזה עומד מאחורי התופעה המתרחבת של אינפוגרפיקה. הוא משמש בעלי אתרים מצליחים באינטרנט. לדוגמא: גילו, כי בזמן האחרון אנו סובלים מהצפה של ממש של מידע. אנו מקבלים פי 5 מידע מאשר קיבלנו ב-1986, למשל. אנו צורכים 34 ג'יגהבייט או 100,500 מילים בממוצע מדי יום אחרי שעות העבודה. יותר מדי מידע זורם אלינו מכל הכיוונים, והמח פשוט לא מסוגל להתמודד עם כל כך הרבה מידע בו זמנית, על כן הוא מסנן. ומה הוא מסנן? את מה שפחות יעיל! ולכן, בממוצע, מבקרים באתרים קוראים רק 28% מהמילים בכל ביקור.

אילוסטרציה: מדוע אינפוגרפיקה

לצפות בעמוד האינפוגרפיקה המלא (עם אנימציה).

ולמה אני מספרת לכם את כל זה?

כי מקצוע הבטחת איכות אלוף בייצור ועיבוד… ניירת. נהלים, הנחיות, הוראות עבודה, אישורים, מפרטים, תקנים, הדרכות, דו"חות, ניתוחים, מצגות…

את כל האינפורמציה הזאת איננו מייצרים להנאתנו הפרטים, כמובן. אנו מעוניינים להעביר את המידע לקהלי יעד שונים במצבים שונים: סקרי הנהלה, מבדקים, דו"חות תקופתיים, עבודה שוטפת לחקר חריגות ועוד כהנה וכהנה. אתם יודעים, העבודה השוטפת לנו.

על כן חשוב מאוד שנדע להעביר את המסרים לאותם קהלי יעד כך שייקלט באופן הטוב ביותר.

דוגמאות נוספות להדגשת החשיבות של העניין:

  • מצאו כי בני אדם עוקבים טוב יותר ב-323% אחר הוראות עם תמונות וטקסט מאשר הוראות עם טקסט בלבד!
  • אינפוגרפיקה עוזרת לפתור את הקושי של עודף המידע בכך שהיא פעילה יותר, ומחברת אותנו אל המסר באופן ויזואלי, כלומר המהיר והנגיש לנו ביותר. מחקרים הראו כי מוכנות האנשים לקרוא עולה ב-80% בנוכחות עזרים צבעוניים.

כיצד נוכל אנחנו להשתמש במידע חשוב זה? כיצד נוכל להעביר יותר מידע בפחות מילים לקהלי היעד שלנו וליצור קליטה אופטימלית של המסר?

נוכל להשתמש בסמלים בדרכים שונות. לדוגמא, הדרך אותה אני מציעה לכם לעשות בה שימוש רחב ביותר שרק תוכלו היא תרשימים, ולא רק תרשימי הפארטו והגרפים המוכרים, אלא מגוון רחב של תרשימים, וביניהם כפנינה וגולת הכותרת – תרשימי זרימה ותרשימי מיפוי פעולות.

היכן אפשר השתמש בתרשימי זרימה ותרשימי מיפוי פעולות?

ראשית כל ומעל לכל – במקום ההוראות המילוליות של הנהלים והוראות ההרכבה. רדו מזה, העובדים אינם קוראים אותם.

בואו נחשוב דקה יחד על הנהלים והרצון שלנו להתעמק בהם.

אני זוכרת שהגעתי בפעם הראשונה למקום עבודתי הראשון כמהנדסת הבטחת איכות, והמנהל שלי הניח לפני על שולחני הסטרילי שני קלסרים עבי כרס ואמר לי: "אלה נהלי החברה. לפני שאת עוברת לעסוק במשהו בחברה, עלייך להכיר אותם."

אני זוכרת כיצד ישבתי ושברתי את הראש על הטקסטים הארוכים, עמודים על גבי עמודים הכתובים באנגלית יפיפיה (ואני אוהבת לקרוא!), ופשוט הלכתי לאיבוד! בטרם סיימתי שלוש פסקאות, שכחתי על מה מדבר המסמך. החזרות והלולאות בהגיון, החזרות על פעולות כשהן דומות, כל זה יצר אצלי בראש סלט בלתי אפשרי, ולא רק לא עזר לי להתמצא בנהלי החברה, אלא הוכיח לי סופית כי איש לא קרא אותם.

מספר שאלות דיסקרטיות לאנשים בתפקידים מכובדים בארגון, או יותר נכון, התשובות המהוססות משהו והזיגוג הקל בעיניים הוכיחו לי שאכן כך הוא המצב. האנשים נמנעים מלקרוא את הנהלים של עצמם! הקלסרים הללו אינם אלא מראית עין, יציאה מידי חובה, ולא הכלי שנועדו להיות: כלי שנועד לפשט את העבודה ולפתור מצבים של ספק, שנועד ליצור הרמוניה בתהליכים הארגוניים.

ואם כך הגבתי אני ואנשים בתפקידים רמים יחסית, מה אפשר לצפות מעובדים רבים שהם עולים ממדינות שונות ואוכלוסיה לא יהודית, אשר שפת האם שלהם אינה אנגלית (או עברית, מה שיותר רלוונטי לרובכם), והם לא מבינים טוב את ההנחיות הכתובות? עמודים רבים של טקסט זורם לא מדברים אליהם, היא מדכאים אותם! אין מצב שיקראו כל זאת, במיוחד כאשר יש להם שאלה ספציפית הנוגעת למצב מסוים, ועליהם לקרוא 6 עמודי טקסט על מנת לזהות את המצב ולמצוא תשובה!

כבר אז הבנתי בצורה ברורה ביתור שעלי לקחת על עצמי לשנות את המצב. עלי לבטל את כל המילים המיותרות ולהפוך את הנהלים לנהירים וויזואליים, שילד יוכל למצוא בו את התשובה לשאלה הנשאלת.

לקח לי בין שנה וחצי לשנתיים לסיים את הפרוייקט הזה עבור כלל נהלי החברה. אבל התוצאה היתה שהם קוצרו באופן משמעותי ביותר. התוכן של כל נוהל היה כעת תרשים זרימה של עמוד או שניים, בו ניתן היה לעקוב עם האצבע אחר החיצים על מנת למצוא בקלות ובמהירות תשובה לכל שאלה.

בנוסף, המרתי מספר הוראות עבודה להנחיות ויזואליות, מיפוי פעולות באמצעות סמלים גרפיים. אז עדיין לא קראו לזה אינפוגרפיקה, אבל זה בדיוק מה שזה היה. מספר סמלים מוכרים וברורים עם חיצים לסדר הפעולות, וזה הכל.

ואני יכולה לגלות לכם עוד דבר: קבלת המסמכים החדשים היתה בגדר התגלות, הארה לעובדים ולמנהלים שלהם. לראשונה הכל היה פשוט, לראשונה אלה שאינם טובים בקריאה מרובה קיבלו אפשרות לראות את התשובות בקלות. התוכלו להשליך זאת על העובדים שלכם? לראות מה זה עושה למוטיבציה שלהם?

ואני קוראת לכם, עמיתיי, לאמץ את הגישה הזאת ולעבור ממלל רב לשימוש נרחב בסמלים גרפיים, צבעים ותרשימי זרימה. ואל תגבילו את עצמכם למשמעות ה"חשמלית" של תרשימי הזרימה. השתמשו בהם כמיטב הבנתכם, שחקו איתם, תהיו גמישים, קלילים ויצירתיים. בחרו אותם מתוך אינטואיציה ולא מתוך ידע כללי! כי לפי האינטואיציה הם יובנו הרבה יותר טוב על ידי רבים, ואילו ידע כללי אינו נחלת הכלל, עד כמה שזה נשמע פרדוקס.

הפכו פרוייקט זה לכיף, למשחק. תהנו ממנו. זו הזדמנות לפרוס את הכנפיים של היצירתיות במפעל!

כי כמו שאומרים, טוב מראה עיניים משתי ציפורים על העץ… או משהו כזה… 🙂

לייק, שיתוף ומשוב

אם אהבתם את המאמר – אנא עשו לייק ושתפו עם חבריכם ועמיתיכם בקישורים מטה או בראש העמוד מימין.

אם תרצו להגיב עליו בכל דרך – אנא עשו זאת, אשמח לקבל כל משוב.

תוכלו גם להרשם לרשימת התפוצה ולקבל עדכונים על מאמרים חדשים לתיבת המייל שלכם.

תודה.

פוסטים קשורים

תגובות

תגובות

מהנדסת הבטחת איכות ICQE מאז 1996, מהנדסת אווירונוטיקה וחלל, בוגרת טכניון. מרצה להנדסת איכות לקראת הסמכת ICQE ולהבטחת איכות מאז 1996: תחילה במחלקה ללימוד חוץ של המכללה האקדמית כנרת, ואחר כך גם במכללות נוספות בצפון הארץ (בקריות, בשלומי). מאז 2008 עצמאית במעוף דבורה, יועצת, מבצעת סמינרים והרצאות במפעלים בצפון הארץ. עוסקת בטווח רחב של עיסוקים: חינוך, עיצוב אתרי אינטרנט, אמנות, אימון, יהדות ועוד.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *